[vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”50px”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_wp_text]
Programación de informes
La plataforma permite programar envíos de informes en cualquier formato (Excel, CSV, PDF), los informes se generan y envían por correo electrónico a los usuarios asignados.
Para garantizar un envío de informes “correctos” se ha habilitado un sistema de validación manual ó automática para no enviar aquellos que presentan algún patrón incorrecto, como falta de datos.
Listado de informes programados
Accedemos al Listado de informes a través del menú lateral izquierdo, apartado Informes programados
En la pantalla podemos visualizar 2 listados de informes:
- Informes agregados: informes mensuales basados en plantillas personalizadas
- Informes independientes: informes en cualquier formato para una determinada instalación, o bien para informes agregados para los gestores del proyecto
Información del listado en Informes agregados:
- Nombre: nombre del informe en la plataforma
- Plantilla: plantilla PDF generada en el módulo de Plantillas
- Ejecución: periodicidad del informe, por defecto mensual
- Rango: rango de datos del informe, por defecto mes anterior
- Activos: número de informes de instalación activos (configurable en el paso 3)
- Acciones pendientes: acciones pendientes de validación por parte del gestor, en cada una debe Forzar ejecución o bien Rechazar el envío
- Validación: tipo de validación del informe (sin validación, manual, automática)
- Opciones:
- Editar: editar el informe agregado
- Lista: ir a la lista de informes por instalación (paso 3 de editar)
- Eliminar: elimina el informe agregado para todas las instalaciones
Información del listado en Informes Independientes:
- Nombre: nombre del informe en la plataforma
- Tipo: informe seleccionado de los tipos de informe predefinidos de la plataforma
- Ejecución: periodicidad del informe, por defecto mensual
- Emplazamiento: instalación seleccionada como origen de datos
- Rango: rango de datos del informe, por defecto mes anterior
- Próxima ejecución: día de la próxima ejecución del informe
- Última ejecución: día de la última ejecución del informe
- Validación: tipo de validación del informe (sin validación, manual, automática)
- Correos: listado de correos configurados para el envío del informe
- A propietarios: listado de correos de usuarios propietarios a los que se enviará el informe, en caso de no haber seleccionado la opción de envío a propietarios aparecerá el texto No
- Activo: (ON/OFF) ON para habilitar la generación y envío del informe
- Opciones:
- Editar: editar el informe independiente
- Eliminar: elimina el informe independiente
Crear/editar informe agregado
A través del botón Crear informe agregado, accedemos a la configuración del informe en 3 pasos:
Paso 1 – Plantilla
Paso 2 – Configuración
- Nombre: nombre del informe en la plataforma
- Plantilla: plantilla PDF generada en el módulo de Plantillas
- Día de ejecución: día del mes que los informes se generan y envían por correo
- Tipo de validación: Validación que se llevará a cabo antes de enviar el informe:
- Sin validación: El informe se enviará siempre con los datos que haya en el momento previsto para su ejecución.
- Manual: El informe solo se enviará si previamente ha sido validado por un responsable.
- Automática: El informe solo se enviará si no se cumple ninguna condición de fallo definida en la plantilla.
Paso 3 – Configuraciones específicas
El listado muestra:
- ON/OFF: ON para habilitar la generación y envío del informe
- ID: ID de la instalación
- Emplazamiento: nombre de la instalación
- Próxima ejecución: día de la próxima ejecución del informe
- Última ejecución: día de la última ejecución del informe
- Estado: encuentra una descripción detallada en el apartado Validación de Informes
- Acciones pendientes: encuentra una descripción detallada en el apartado Validación de Informes
- Notificar a propietarios: en caso de marcar esta casilla, el informe se enviará al listado de usuarios que aparecen al pasar por encima del número, que son los que cumplen la condición de propietarios (rol básico o técnico con acceso a instalaciones limitadas)
- Usuarios: se enviará una copia del informe a cada uno de los usuarios seleccionados manualmente
- Texto del correo: en caso de escribir un texto específico para una instalación, este se añadirá al mensaje configurado en Personalización de correos sustituyendo la etiqueta {report_mail_text}. El texto no se borra una vez enviado, por lo que en caso de ser un mensaje para un mes en particular posteriormente deberá borrarse manualmente.
A modo resumen, los informes de instalación sólo serán enviados cuando se cumplan todas condiciones:
- En el listado, la instalación está marcada como ON
- Para esta instalación, hay al menos 1 usuario, sea propietario o seleccionado manualmente
- En caso de tener la validación automática, deberá superar todas las condiciones de validación
Validación de Informes
Al acceder con el enlace de Acciones pendientes de un informe agregado, o bien en el paso 3 de la configuración del informe, podemos ver el listado de instalaciones con 2 columnas que especifican el Estado del último informe enviado y el listado de Acciones pendientes para cada instalación.
Los posibles estados de un informe con Validación automática son:
- Enviado: el informe se ha generado y enviado a los usuarios
- Validación fallida: la validación automática con los criterios configurados en la plantilla ha fallado, se debe solucionar el problema y Forzar la ejecución, o bien Rechazar el envío.
- Rechazado: estado al que le ha precedido una Validación fallida, y el usuario gestor ha decidido Rechazar debido al resultado final
- Error de ejecución: al generar el informe ha habido un problema interno, intenta descargar manualmente el informe y si el problema persiste comunicalo a soporte.
Los posibles estados de un informe con Validación manual son:
- Enviado: el informe se ha generado y enviado a los usuarios
- Pendiente: la validación es manual, se debe Descargar y Validar manualmente, o bien Rechazar el envío
- Rechazado: estado al que le ha precedido una Validación fallida, y el usuario gestor ha decidido Rechazar debido al resultado final
- Error de ejecución: al generar el informe ha habido un problema interno, intenta descargar manualmente el informe y si el problema persiste comunicalo a soporte.
Al acceder al listado de Acciones pendientes vemos un listado de los últimos meses que se ha generado el informe en la instalación:
Ejemplo del listado con una Validación fallida que requiere una acción por parte del usuario, donde el gestor debe utilizar la acción Descargar y solucionar el problema, o bien decidir enviarlo tal como está, utilizando la acción Forzar la ejecución, la otra opción es Rechazar este envío y la acción pendiente desaparecerá:
Ejemplo del listado con diferentes periodos en estados Enviado, Rechazado y Pendiente:
El resumen de las posibles Acciones a realizar por cada informe mensual son:
- Descargar: descarga una copia del informe PDF
- Forzar ejecución: aunque en la ejecución automática se hayan encontrado condiciones de error en el informe, se han solventado y esta acción realiza un reenvío del informe, con el mismo correo y formato que la generación automática, al ejecutar esta acción el informe pasará a estado Enviado
- Validar: en informes con validación manual, esta acción permite dar por correcto el informe y enviar el informe a los usuarios, antes de ello, aparece un pop-up con título y descripción de la validación, eta información quedará almacenada junto con el informe, y si se ha configurado, aparecerá el Widget de validación, al ejecutar esta acción el informe pasará a estado Enviado
- Rechazar: el informe queda en estado Rechazado y ya no se puede volver a enviar
Pop-up Validación de informes con validación manual
[/vc_wp_text][/vc_column][/vc_row]